Chuyển đổi số là khái niệm mà các doanh nghiệp đã nghe rất nhiều lần, nhưng để bắt đầu chuyển đổi số thì phải làm như thế nào mới hiệu quả?

Trình ký văn bản điện tử tích hợp Chữ ký số

Vậy Trình ký điện tử là gì? Trình ký điện tử chính là quá trình tạo ra một văn bản với mục đích đề xuất với cấp có thẩm quyền yêu cầu phê chuẩn hay xét duyệt một kế hoạch, chủ trương, thông báo, chính sách hoạt động, phương án công tác, hay một giải pháp giải quyết một vấn đề nào đó,… mà cá nhân hoặc tổ chức không thể tự quyết định được. Quá trình này bao gồm 06 bước và tất cả các bước đều được thực hiện trên cùng một hệ thống ở môi trường số:

1. Soạn thảo: Là hoạt động nghiệp vụ tạo ra văn bản và trình kiểm tra, xem xét, tham mưu và phê duyệt văn bản đó theo đúng quy trình nghiệp vụ của đơn vị.
2. Kiểm tra: Là hoạt động nghiệp vụ được phân công có nhiệm vụ kiểm tra tính đúng đắn và hợp lệ của văn bản trình ký theo nghiệp vụ của đơn vị.
3. Xem xét: Là hoạt động nghiệp vụ nhằm xem xét tính đúng đắn và hợp lệ của văn bản trình ký theo nghiệp vụ của đơn vị.
4. Tham mưu: Là hoạt động nghiệp vụ của các Ban chức năng hoặc nhân sự có trách nhiệm tham mưu về các khía cạnh nội dung mục đích của văn bản trình ký.
5. Phê duyệt: Là hoạt động nghiệp vụ của Lãnh đạo (Tổng Giám đốc), nhằm xét duyệt và phê chuẩn nội dung, mục đích của văn bản trình ký, làm cho văn bản có tính hiệu lực để tổ chức thực hiện.
6. Tiếp nhận/Triển khai thực hiện: Người tiếp nhận tổ chức thực hiện theo nội dung VBTK đã được phê duyệt.

Vậy sự ra đời của trình ký điện tử không những đóng vai trò giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, phòng ban trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn, mà còn có những ưu điểm vượt trội hơn so với cách trình ký văn bản giấy truyền thống.

Thống nhất & Tự động hóa nghiệp vụ trình ký điện tử

• Nếu như trước đây, một nhân viên khi thực hiện một đề xuất tờ trình gặp vấn đề đó là không biết quy trình sẽ đi như thế nào, cần phòng ban nào tham mưu cho ý kiến và đề xuất đó sẽ liên quan đến ai. Thì khi áp dụng giải pháp Trình ký điện tử, mọi quy trình trình ký sẽ được TỰ ĐỘNG HÓA, giúp nhân viên trong doanh nghiệp KHÔNG CẦN GHI NHỚ và QUY TRÌNH ĐƯỢC THỐNG NHẤT cho toàn bộ Công ty/ Doanh nghiệp.

Thời gian xử lý nhanh chóng:

• Thời gian xử lý nhanh chóng trong môi trường điện tử, đây được xem là ưu điểm vượt trội nhất của trình ký điện tử so với trình ký văn bản thủ công. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên DỄ DÀNG, TIẾT KIỆM THỜI GIAN và NÂNG CAO HIỆU QUẢ trong công việc.
• Mỗi cá nhân trong Công ty/ Doanh nghiệp cùng tham gia vào môi trường thông tin chung. Đảm bảo SỰ THÔNG SUỐT và THỐNG NHẤT trong suốt quá trình xử lý văn bản.

Quản lý và lưu trữ khoa học:

• Phần mềm trình ký điện tử đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sinh ra đến khi tham mưu, phê duyệt và cho đến giai đoạn tiếp nhận lưu trữ. Trong quá trình xử lý trình ký, phần mềm đảm bảo BẢO MẬT THÔNG TIN trong nội bộ ban ngành và doanh nghiệp. Việc lưu trữ tài liệu điện tử giúp TIẾT KIỆM PHẦN LỚN KHÔNG GIAN VẬT LÝ so với tài liệu giấy.

Tiết kiệm chi phí:

• Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, trình ký văn bản điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm và LOẠI BỎ ĐƯỢC HƠN 90% GIẤY TỜ phát sinh trong quá trình trình ký văn bản thủ công.
• TIẾT KIỆM CHI PHÍ VĂN PHÒNG PHẨM dành cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm được THỜI GIAN và tiền bạc cho việc vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, bên cạnh đó cũng tiết kiệm SỨC LAO ĐỘNG và TĂNG HIỆU SUẤT LAO ĐỘNG của nhân viên, bảo đảm an toàn tài liệu.

Bên cạnh Quy trình trình ký văn bản, HAHAHO còn kết hợp với giải pháp Chữ ký số nhằm giúp kết quả phê duyệt văn bản đảm bảo được tính hiệu lực bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng để đảm bảo các tính chất sau:

1. Tính pháp lý: Được công nhận về mặt pháp lý (Nếu sử dụng chứng thư số do bên thứ ba có thẩm quyền cấp như Viettel, FPT,…)
2. Tính vẹn toàn: Đảm bảo Văn bản trình ký không thể bị chỉnh sửa sau khi thực hiện chữ ký số.
3. Tính bất khả từ: Người ký không thể từ chối trách nhiệm về chữ ký đã sử dụng.

Hình ảnh tham khảo về Chữ ký số

Ứng dụng Chữ ký số được tích hợp ngay trên phần mềm của HAHAHO, giúp Quý khách có thể thao tác ở mọi nơi và trên mọi loại văn bản, chứng từ, tài liệu trong môi trường số. Ứng dụng này còn giúp Quý khách giải quyết công việc trình ký chỉ bằng 1/10 thời gian so với việc ký thủ công thông thường.

Thông tin xác thực về Chữ ký số

Công ty HAHAHO rất tự hào với sản phẩm phần mềm Trình ký điện tử tích hợp Chữ ký số và chúng tôi tự tin rằng đây chính là phần mềm mà tất cả các doanh nghiệp đều cần khi muốn bắt đầu chuyến hành trình Chuyển đổi số.

Để nhận tư vấn chi tiết đề giải pháp phần mềm Trình ký điện tử + Chữ ký số, Quý Khách hàng vui lòng liên lạc qua các cổng thông tin sau:

• Hotline: 028 7303 4668
• Email: info@hahaho.vn

Để xem thêm thông tin về các tính năng sản phẩm khác, Quý Khách hàng có thể truy cập website hoặc trên fanpage chính thức của chúng tôi.

• Facebook: https://www.facebook.com/hahaho.vn
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/hahaho-jsc