028 7303 4668

info@hahaho.vn

Đăng ký
HAHAHO
HAHAHO

Tầm quan trọng của chuyển đổi số

Trang chủ » Kiến thức công nghệ » Tầm quan trọng của chuyển đổi số

Tháng Mười Hai 13, 2021

Written by: Johnny Trần

Tầm quan trọng của chuyển đổi số

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

COVID-19 xuất hiện gây ra nhiều những tác động tiêu cực chưa từng có tiền lệ lên nền kinh tế thế giới và cả Việt Nam. Đặc biệt, khi dịch tấn công vào hai thành phố lớn cùng một lúc là Hà Nội và Hồ Chí Minh trước đó, nó đã làm tê liệt các khu công nghiệp trọng điểm buộc nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa, thậm chí phá sản. Hiện đại dịch vẫn còn nhiều diễn biến khó lường và chưa có dấu hiệu dừng lại, chuyển đổi số giờ đây không còn là sự lựa chọn mà là điều tất yếu, là vấn đề sống còn của doanh nghiệp nhằm linh hoạt, sẵn sàng thích ứng trong mọi tình huống & đảm bảo phát triển bền vững trong tương lai.

Chuyển đổi số quan trọng nhưng chưa được chú trọng

Trước khi dịch COVID-19 bùng nổ, tại Việt Nam có khoảng 870.000 doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm hơn 98%. Nhưng mới chỉ có 15% doanh nghiệp đang có kế hoạch chuyển đổi số, còn hơn 70% doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn gặp nhiều rào cản trong chuyển đổi số và phản ứng thụ động với thay đổi của thị trường. (Theo Ông Hoàng Minh Chiến, Phó Cục trưởng Cục Xúc tiến Thương mại)

Hiệp hội Doanh nghiệp TP Hồ Chí Minh (HUBA) khảo sát nhanh hơn 100 doanh nghiệp bằng hình thức online cho thấy, trong đợt dịch COVID-19 lần thứ tư, có đến 84% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn. Mới đây, Tổng cục Thống kê cho biết, đã có gần 80.000 doanh nghiệp rời bỏ thị trường từ đầu năm đến nay.

Chính vì lý do chậm trễ, trì hoãn, thụ động, đánh giá thấp hiệu quả, không chú trọng chuyển đổi số mà nhiều doanh nghiệp đã không kịp thích nghi với tình hình kinh doanh, môi trường làm việc mới và sự thay đổi hành vi mua hàng của người dùng để cuối cùng rơi vào thảm kịch phá sản trước cuộc khủng hoảng COVID-19.

Rào cản khiến doanh nghiệp “ngại” chuyển đổi số

Theo số liệu thống kê do Bộ Công thương và Chương trình Phát triển Liên hợp quốc (UNDP) tiến hành đối với gần 2.700 doanh nghiệp thuộc 18 nhóm ngành công nghiệp về độ sẵn sàng tiếp cận với các thành tựu của cuộc Cách mạng 4.0 thì có tới 82% doanh nghiệp đang ở vị trí mới nhập cuộc, 61% doanh nghiệp còn đứng ngoài cuộc và 21% doanh nghiệp mới bắt đầu nhập cuộc.

Theo khảo sát của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI:

  • 55,6% doanh nghiệp vừa và nhỏ lo lắng về chi phí ứng dụng công nghệ
  • 38,9% thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ số
  • 32,3% thiếu nhân lực nội bộ để ứng dụng công nghệ số

Có thể thấy, đa phần các doanh nghiệp tại Việt Nam đều sử dụng cách thức truyền thống (giấy) để quản lý các quy trình lập hóa đơn, lên đơn đặt hàng, đối chiếu kế toán, nhập dữ liệu, truy vấn hệ thống, tính lương, điều phối giao hàng, phê duyệt khoản vay,… nhằm mục đích tiết kiệm chi phí.

Nhưng thực chất, những rào cản đó chỉ là thứ yếu. Điểm then chốt nằm ở nhận thức và tư duy của người lãnh đạo. Họ thường viện ra các lý do như: hiện tại đang ổn; còn lúng túng, không biết làm thế nào; chưa sẵn sàng cải cách, …để trì hoãn sự thay đổi.

Ông Hoàng Việt Anh, Phó Tổng Giám đốc FPT cho biết: “Phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp nhiều rào cản trong chuyển đổi số vì hạn chế về nguồn nhân lực và tài chính, lãnh đạo chưa có tư duy và nhận thức đầy đủ về chuyển đổi số, thiếu sự cam kết và kiên trì, thiếu thông tin về công nghệ số. Chuyển đổi số phải bắt đầu từ tư duy người lãnh đạo đến xây dựng hạ tầng, đào tạo nhân sự và cuối cùng là yếu tố công nghệ”.

Theo Ông Nguyễn Mạnh Hùng, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, “Chuyển đổi số không phải là cuộc cách mạng của công nghệ mà là cuộc cách mạng về thể chế. Thể chế cần đi trước một bước và được điều chỉnh linh hoạt để chấp nhận những cái mới: công nghệ mới, sản phẩm mới, dịch vụ mới, mô hình mới”.

Nhưng thực chất, những rào cản đó chỉ là thứ yếu. Điểm then chốt nằm ở nhận thức và tư duy của người lãnh đạo. Họ thường viện ra các lý do như: hiện tại đang ổn; còn lúng túng, không biết làm thế nào; chưa sẵn sàng cải cách, …để trì hoãn sự thay đổi.

Như vậy, chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện về mô hình kinh doanh lẫn con người nên lãnh đạo phải là người đi đầu. Vì nếu không phải họ thì không ai dám làm và không ai có thể làm.

So sánh cách quản lý quy trình truyền thống và quản lý số

Cách thức quản lý truyền thống tồn tại nhiều bất cập, nhất là khi truy xuất phải tiến hành rà soát trên nhiều chuỗi email, văn bản, chứng từ, …Khi tài liệu lưu trữ bị mất hoặc xảy ra sai sót trong lúc thực hiện sẽ gây ra hàng loạt hệ lụy.

Lấy ví dụ cụ thể, ở doanh nghiệp quản lý quy trình theo cách truyền thống, nhân viên sau khi hoàn thành tập hợp hóa đơn thanh toán của họ và liệt kê ra từng mục trên một biểu mẫu sẽ tiến hành gửi nó cho người quản lý xem xét. Nếu hợp lý người này sau đó sẽ gửi nó qua phòng kế toán. Sau khi biểu mẫu được chấp thuận, nhân viên sẽ nhận được tiền bồi hoàn lại . Toàn bộ quá trình có thể mất hơn một tuần hoặc thậm chí lâu hơn nếu có vấn đề phát sinh. Thông thường, 43% các tổ chức mất 8 ngày kể từ khi nhân viên nộp báo cáo chi phí đến thời điểm cuối cùng họ được hoàn trả và 22% công ty có thể làm điều đó trong 1 – 3 ngày làm việc.

Ngược lại, khi tổ chức, doanh nghiệp đã áp dụng chuyển đổi số – tự động hóa quy trình thì nhân viên chỉ việc điền vào một biểu mẫu điện tử và chụp ảnh những hóa đơn và gửi yêu cầu thì biểu mẫu sẽ tự động chuyển đến người quản lý để xem xét, sau đó sẽ chuyển sang phòng kế toán ngay lập tức và nhập vào cơ sở dữ liệu. Khi nhận được chấp thuận nhân viên sẽ nhận lại tiền hoàn. 55% nhân viên đánh giá rất hài lòng với tốc độ xử lý tài liệu trên quy trình làm việc chuyển đổi số. Họ không phải chờ đợi lâu từ khâu gửi yêu cầu đến khi nhận được tiền hoàn trả.

Như vậy, cách quản lý truyền thống chưa chắc tiêu tốn chi phí ít hơn. Nhưng lợi ích của quản lý số thì không cần bàn cãi. Sau khi áp dụng quản lý quy trình theo chuyển đổi số, nhân viên không cần phải dành ra một khoảng không để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu…, tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, tiết kiệm thời gian in ấn và sắp xếp tài liệu, tìm kiếm cũng đơn giản hơn. Việc số hóa dữ liệu kết hợp với những công cụ bảo mật tốt có thể tăng cường sự an toàn khi lưu trữ; dễ kiểm soát, lên kế hoạch, giảm rủi ro do lỗi của con người,…

Chọn đúng nền tảng giúp chuyển đổi số thành công

Tại Hội nghị đẩy mạnh Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) diễn ra vào ngày 24/3/2022, Thứ trưởng Nguyễn Huy Dũng chia sẻ, yếu tố của chuyển đổi số là nền tảng số. Nền tảng số là giải pháp đột phá để chúng ta phổ biến công nghệ số trở thành một dịch vụ và biến công nghệ số trở thành yếu tố đầu vào trong sản xuất. Khi đó, chúng ta sẽ chuyển đổi số thành công vì công nghệ số đã thấm được vào mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.

Không chỉ là việc thay thế giấy bằng PDF hay file excel, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp sắp xếp hợp lý, tiết kiệm chi phí hơn, hạn chế lỗi sai và minh bạch hơn. Bên cạnh đó, nó còn cho phép nhân viên tập trung cải thiện công việc cốt lõi mang lại giá trị cao hơn thay vì các nhiệm vụ tẻ nhạt, lặp đi lặp lại và thường gây khó chịu.

Tại Việt Nam, hiện có tới hơn 80% lãnh đạo doanh nghiệp muốn chuyển đổi số. Trong đó, 65% doanh nghiệp sẵn sàng “chi” mạnh tay cho việc chuyển đổi. Nhưng trong số đó có đến 53,7% doanh nghiệp đang gặp vấn đề về các giải pháp làm việc nội bộ, nhất là những doanh nghiệp có quy mô tổ chức lớn, số lượng nhân sự nhiều.

Lúc này phần mềm công nghệ chính là giải pháp tốt nhất!

Đơn giản hóa bài toán quản trị doanh nghiệp với phần mềm iBPM của HAHAHO.

iBPM của HAHAHO có gì đặc biệt? Tại sao phải chọn chúng tôi?

Về tổng quát BPM phác thảo và cung cấp một khuôn mẫu cho tất cả các quy trình, cho cái nhìn bao quát về cách quản lý trong một doanh nghiệp. BPM được áp dụng cho các nhiệm vụ và quy trình thường lặp lại, liên tục hoặc có thể dự đoán được.

Lợi ích của BPM:

  • Lại bỏ các phương pháp quản lý quy trình làm việc đột xuất
  • Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, hạn chế sai sót
  • Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng

iBPM (Infosoft BPM) – phần mềm nền tảng Chuyển đổi số và Tự động hóa quy trình, cung cấp đầy đủ các tính năng, quy trình quản trị để vận hành hiệu quả một doanh nghiệp số.

“Phần mềm tạo ra phần mềm”

Dựa trên nền tảng phần mềm iBPM sẵn có, đội ngũ IT tại HAHAHO dễ dàng giúp doanh nghiệp phát triển thành nhiều phần mềm khác, đáp ứng mọi quy trình vận hành trong tổ chức tuỳ theo từng nhu cầu sử dụng như: quản lý phân quyền, quản lý công việc, quản lý nhân sự – hành chính, phê duyệt thông tin, quản lý tài liệu, quản lý nhật ký hệ thống,… Qua đó, giúp tối ưu hiệu suất vận hành, giảm lãng phí tài nguyên cho các công việc kém quan trọng nhưng lặp đi lặp lại tốn nhiều thời gian thực hiện thủ tục.

Đặt trọng tâm là những tính năng thiết yếu trong điều hành và quản lý, iBPM tập trung vào tính tinh gọn vào 4 KHÔNG để doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư nhưng vẫn đảm bảo nâng cao hiệu suất xử lý công việc đến 40%.

  • KHÔNG tốn phí bản quyền năm đầu tiên
  • KHÔNG giới hạn ngành nghề, ứng dụng
  • KHÔNG hạn chế quy mô tổ chức
  • KHÔNG sợ rủi ro thất thoát dữ liệu

Thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm, giải pháp công nghệ với các chức năng, mức giá đa dạng. Do đó, lựa chọn một phần mềm quản trị hệ thống chuyên dụng, tích hợp được nhiều tính năng rất quan trọng, không chỉ hỗ trợ tốt cho việc quản trị, điều hành doanh nghiệp hiệu quả mà còn đảm bảo an toàn mọi thông tin trong nội bộ lẫn khách hàng.

Trải nghiệm miễn phí iBPM tại đây hoặc đăng ký để nhận hỗ trợ tư vấn chuyên sâu 1-1 liên quan đến cách quản trị doanh nghiệp.

Tác giả

Johnny Trần

Leave A Comment

Title

Go to Top